昨年末、皆様はどれくらい忘年会に行かれましたでしょうか？
私はよく幹事を務めることが多いのですが、出欠確認や会場選び、集金などやることが結構あり、更に手際良くやらないと参加者に迷惑を掛けてしまうということもあるため年末は大忙しです。
積極的に幹事を引き受ける方は少ないのではないでしょうか？
今回は、そんな頭を悩ませる幹事の仕事を上手にこなせるようなWebサービスを紹介していきます。
これを見れば幹事で「デキる」自分をアピールできます！
出欠確認
まずは参加者を募る必要があります。そして参加者の予定を調整して一番都合の良い開催日時を調整しなければなりません。
「○○さんが水曜日がダメで××さんが土日がダメ…」そんな面倒な調整と参加候補者一人一人にいちいち確認の連絡を入れるのは避けたいですよね。
そんな時、簡単に出欠表が作成でき、Web上で出欠席が取れるWebサービスを利用すればいち早く出欠確認ができますし、参加候補者も誰が参加するのかが可視化でき、自分のスケジュール調整がつけやすくなります。
・調整さん
・スケさん書くさん
また参加候補者の中でLINEが使用できれば、「LINEスケジュール」を利用するのが一番おすすめです。
・LINEスケジュール
幹事が候補日を設定し、メンバーが「◯」「×」「△」で出欠提示とコメントを投稿することができ、スケジュール管理ができるようになります。
会場選び
次に宴会を行う会場を選ぶ上で考えなければいけない事を説明します。
押さえるべきポイントとして以下の2点を考慮していきましょう。
駅から徒歩5分以内にすること
駅から遠いと参加者がテンションを下げてしまい、宴会の士気に悪い影響が出てしまいます。また、帰りに酔っ払った参加者が行方不明になってしまうことがあります。
駅から近い場所を開催地に選び、安全を確保しましょう。
参加者の満足感を考えてお店やメニューを決める
参加するメンバーによって店の形態や雰囲気、サービス内容を最適化しましょう。
大人数でとにかく安く済ませたいのであれば大衆居酒屋で飲み放題コースで良いですが、あまりお酒を飲まない人が多いにも関わらず飲み放題コースにしてしまうと、
満足感が得られませんし、料理の不十分さで雰囲気が悪くなってしまうでしょう。
その場合、居酒屋ではなく焼肉やバイキングのお店にしてお酒ではなく料理でお得感を味わえるような配慮をすることで参加者の満足感が得られます。
もしくは食べログ、ぐるなび、ホットペッパーグルメでクーポン券が使えるお店を開催地として選んでしまうのもありです。
・食べログ
・ぐるなび
・ホットペッパーグルメ
宴会時
いよいよ宴会時の幹事の一番の見せ所です。
押さえるべきポイントとして以下の2点を考慮していきましょう。
司会担当は幹事が務めるべし
私は裏方でセッティングするだけの幹事はとてももったいないことをしていると思います。なぜなら、せっかく参加者のスケジュール調整やお店の予約、会費管理など大変な労力を掛けているので、人に評価されるために幹事は前に出るべきだと考えているからです。
また、幹事が司会を行うことのメリットもあります。
参加者全員を把握しているため、事前の声がけがしやすく、自分や周囲をオイシくする段取りができるのです。
また、飲み放題コースの制限時間を意識しながらイベントの時間調整ができるため
時間オーバーでグダグダになってしまうという雰囲気を壊すリスクを避けることができます。
宴会時のイベントは以下のサイトで候補を決めておきましょう。
・宴会芸.com
・宴会王国
カメラ担当を事前にアサイン
楽しい宴会を後日振り返られるようにカメラ担当を事前にアサインし、
参加者全員が写真に残るように撮影してもらいましょう。
会費の徴収
会費徴収は必ず事前に行うことが鉄則です。酔っ払ってしまった後では集金がままなりません。前日までに会費を伝え、全員揃った段階ですぐに集金を行いましょう。
お店への会計は、飲み会が終わる前に済ませておくことでスムーズにお店から出ることができます。ここも「デキる」アピールポイントです。
会計時の時間短縮のために、お札は1万円札を多く使って支払いましょう。可能であればカード支払にすることがおすすめです。なぜなら、いやらしい話ですがカードで支払いすればポイントが加算されますのでお得になります！
幹事をアピールの場と考えよう
幹事を務めることのメリットは以下の3つが挙げられます。
・自分の好みなお店、スケジュールを設定できる！
・会計時のポイント付与や幹事無料のサービスなどがあり、金銭的にお得！
・上手く進行できれば周囲からの評価が上がる
会社の宴会で幹事を任された場合、自分をアピールする絶好のチャンスです！
幹事を積極的に引き受け、皆に喜ばれる店選び、盛り上がる催し物を企画し、楽しみながら自分の評価もアゲアゲにしていきましょう！
