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なぜ失敗する?プロジェクトマネジメントで抑えておきたい3つの対策

みなさまは、仕事上でプロジェクト管理する際に失敗したことはありませんか?

プロジェクトを進めて行く際には、PM( プロジェクトマネージャー)という役割の方がプロジェクトを管理していきますが、多くのPMが上手くいかず悩んでいるのが実情です。
「管理してプロジェクトチームにやらせるだけ」と思われてしまうことが多いかと思いますが、計画的に物事を進めて行くことは本当に難しいのです。(苦手な方、多いと思います・・・)

今回はプロジェクトマネジメントを行う際にどのようなことで失敗するのか、失敗しないためにはPMとしてどのように動けばよいかを、ご紹介いたします。

なぜ失敗?プロジェクトの落とし穴。

プロジェクトの初めは、問題なく進むだろうと思っていますが、進むにつれて問題がたくさん出てきます。
問題のおきないプロジェクトのほうが少ないです。

では、プロジェクトの失敗の原因は何でしょうか。

1.検証不足
2.着手の遅れ
3.目的や要件・仕様が固まっていない
4.開発者に丸投げして管理しない
5.過小見積もりによるスケジュール遅延や工数オーバー
6.クライアントとの認識の差異が発生
7.問題を先延ばしにする

・・・このように過去を振り返って原因を挙げてみると、たくさんありますね。(今では良い思い出・良い経験です、、)
原因を挙げてみると、社内外問わずコミュニケーションの問題が多いように感じます。このあたりに解決の糸口がありそうです・・・!

プロジェクトマネジメントを上手くやるには・・・?

失敗する原因はたくさんあると思いますが、どのようにしていけば上手くいくのでしょうか。
私が先輩方から教えていただいたり、経験したなかでは下記が重要だと考えています。

・情報を取りに行くこと
・楽観的に物事を考えたり、過信せずに確かめること
・チームメンバーの弱点を理解して調整、対策を行うこと

自ら動いて!情報を取りに行く

「私がPMなんだから、開発チームから報告を上げるのが当然でしょ?何でこっちから・・・」とお思いの方、プロジェクト失敗の経験が多いのではないでしょうか。。

開発チームから報告があがるのがもちろん本来あるべき姿ですが、問題になっていることを積極的に言いたくはないのではないでしょうか。
しかし、それでは問題を先延ばしにしてしまうだけで、小さな問題はどんどんと大きくなっていきます。
開発チームは問題がおきると目の前のことしか見えなくなりがちですので、自分で何とかしようとするのです。
しかし、上手くいかず大爆発。
それでは意味がありません。

そのようにならないためにも、PM自ら声をかけに行くことが重要です!

「開発進んでる?」「問題は起きていない?」「今朝言った件、調べてみた?」などどんどん聞きに行ってみましょう。
そうするといままで出てこなかった問題にも気が付くことが出来るかもしれませんね。

百聞は一見に如かず!自分の目で見て確かめる

開発チームから「できました!」と言われたのでそのまま現場に持っていってお客様に見せたら
仕様と全く違うものが出来ていた・・・なんてことがあったらもう冷や汗が止まりませんね。

自分が伝えたこと、お客様と話をしたことが開発チームに伝わっているかはとても重要です。
そのためにもPMの方が成果物を中途チェックしていって、方向性が間違っていないか、意図したものになっているかを確認することがとても重要になります。

良い意味で信じすぎないことが大切になります。
「本当に大丈夫か?」「失敗したらどうする?」を常に考えて、自分の目で見て確かめていくことが大切になります。

全員が完璧人間ではない!弱点把握もPMの仕事

この世に完璧な人なんてなかなかいないと思います。
自分のチームが完璧人間で構成されていたら、PMは何も心配することはないでしょう。
しかし、そのようなことは現実にはなりません。。

忘れっぽい人もいれば、コミュニケーションが上手くなくぶっきらぼうな方もいるかもしれません。
報告が苦手な人や、新人でまだスキルがない人など弱点を持っている人が多くいます。
その人たちの集まりである開発チームに対してただただ叱っているだけでは前に進みません。

忘れっぽい人にはその場でメモを取ってもらってすぐに着手してもらったり、
スキルのない人には一人先輩社員をつけて気にかけてもらうなど対策を打つことが出来ます。

このように弱点を補い合って上手く進めていけるように調整・指示することでチーム全体の生産性もあがることでしょう。

あとがき

皆様いかがでしたでしょうか。

対策の三つとも、結局はコミュニケーションをとっていかないと出来ないことです。
人と仕事をするときには、やはりコミュニケーションが大事だということですね。

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