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あえてのアナログ!?タスク管理は紙で書け!

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今回のテーマはタスク管理。しかし、色々とタスク管理ツールとか調べてみたものの、なかなか導入するのは大変そうです。タスク管理といっても色々な方法があり、仕事の仕方や内容によって相性がありますよね。

ツールを起動して、タスクを登録して、管理するのが手間になり、結局やらなくなったという話もよく聞きます。

そもそもツールですと端末が無いとアクセスできないので、大事な時に限ってアクセスできなくなったり、ツール任せも危険ですね。

なので、私は「あえて」アナログのタスク管理をオススメしたいと思います。

意外と紙が便利!?

 アナログとなるとどんな方法があるでしょうか。ティファナでは個人タスクをツールと紙の2つで管理していますが、紙に書くととにかくわかりやすいのです。

付箋紙を使ってみる

 ティファナで行っている付箋紙を使った方法をご紹介します。ティファナでは、2週間先までのタスクを付箋紙で貼りだして、チェックしています。2週間先まで予定を立てておく事で、「事前にこの資料が必要だな」とか「先にこっちから進めた方が効率がいいな」とか「この2つは一緒に進めたら時間がかかるから誰かにお願いしよう」とかそういう”段取り”がとてもやりやすくなります。

 また、あえて付箋紙に書くことで、頭の中の考えをまとめやすいので、実は情報を整理しながら予定を立てる効率の良い方法だったりします。さらに、付箋紙に書いておくことで、相手にそのタスクをお願いする時は付箋紙ごと渡すだけなので、使ってみるとその便利さがわかると思います。

 他にも色分けしておくことで何のタスクなのかカテゴリー分け出来たり、優先度や緊急度で振り分けておけば、一目見て何をすべきかが見えてきます。

 できるだけ細かくたくさん洗い出して、それをカテゴリーに分けて毎日更新していくことで、作業に抜け漏れを発生させないタスク管理が実現できます。

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想定外の作業が発生した時も、まずは紙に書く

 タスク管理で厄介なのが、突発的に発生する「想定外の作業」です。例えば、「移動中に電車が止まってしまって作業が1時間遅れる」や「どうしても今日中にやらなければいけない作業をお願いされた」時などです。

 そんな場面に直面した時、あなたはどうしますか?

 多くの人は、急いでその「想定外の作業」を解消しようと動くと思いますが、タスク管理で大事なのは整理することです。
その突発的な「作業」がどのぐらいのボリュームなのか、どれぐらいの影響度があるのか、優先度はどれぐらい高いのか、など情報を整理する必要があります。

 急いで対応したけど実はそこまで緊急じゃなかった。なんて経験は皆さんもあると思います。早とちりで作業をしてしまうととても起こりやすいので注意です。

まとめ

 紙に書くということは一旦整理するということです。ツールは登録したり状態を更新したりと何かとすることが多いですが、まずは「書き出して」「全体を見て」「整理する」これができることが最大のメリットだと思います。

 もちろん、自分にあったやり方であることが一番ですが、実は面倒だと思われがちなアナログ式が、実はスケジュールの精度も高くて効率的なツールということを知ってもらえたらと思い、まとめてみました。

 ではまた次回。紙がオススメ尾崎でした。

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