夏も冬もエアコンフル稼動。オフィスの中で快適に働くには、温度調節が大事ですよね。恐らく一番エネルギーを使っているのが空調関係ではないでしょうか。でも世の中は省エネ、エコロジーの方へ向かっており、そのための法整備も着々と進んでいるようです。
そこでスマートオフィスです。省エネはもちろん、様々な効率化を行ってオフィスをより便利に快適にしていきましょう。
意外と簡単 スマートオフィス
スマートオフィスの明確な定義はありませんが、オフィスで行われる様々な処理やそれに使われるエネルギー等の無駄を省いてスマートにしましょう。と言うことだと思っておけばOKです。
簡単な例を挙げると、稟議の書類などは関係部署・責任者の判子を紙にたくさん押してもらう一連の儀式があるわけですが、これをグループウェアで電子化してしまえば、もっと効率的に素早く処理が進み、紙も節約できます。
処理の電子化によるスピードアップとペーパーレスが実現できるので、エコでスマートですね。
この様な改善をオフィス全体で体系的に行って、省エネ化、効率化を図ってゆくのがスマートオフィスです。
実際どんな物があるのか、他の事例を見て行きましょう。
ビル全体でスマートオフィス化
ビル建設時からスマートオフィスの考えを取り入れている物があります。
「豊洲フォレシア」は三菱地所とIHI共同のオフィスビル建設プロジェクトで、予め電力の効率的な利用を狙っています。
特別な集光装置で太陽光を集め、通常照明を補完。照明に使う電気代を削減しています。
更に、巨大なリチウムイオン電池を有しており、夜間の安い電力で充電して、電力消費がピークになる昼間に貯めた電力を利用することで、電力の利用料金を削減しているんです。
更に停電時でも72時間は電力供給ができ、災害時など、とても心強いですね。
仕事効率を上げるスマートオフィス
インフラ・ソフト面からのアプローチでスマートオフィス化するやり方もあります。
先出のグループウェアもその一つですが、他の方法も見てみましょう。
関係者が多く、スケジュールあわせが面倒なミーティングは、GPSによる所在確認と、ネットワークを利用したテレビ会議システムを使う事で効率化できます。「山田さん外出してます！」なんて時でも「外から参加させろ！」なんてことが可能になります。もう逃げられないですね。
座る席を決めない、フリーアドレス制を導入している企業も増えています。
スペースを有効活用でき、プロジェクト事にいちいち席を引っ越ししたりする手間と時間を省けます。
宣伝会議やGoogleなどがこのスタイルですね。
紙資料の電子ファイリングも効率化につながります。
ドキュメントスキャナーでクライアントからもらった書類はドンドン電子化。
完全なペーパーレスは無理だと思いますが、印刷する紙の量は大幅に削減できます。
共有するのも楽ですし、効率的な管理が可能になります。
セキュリティ面も強化できますね。
IDカードによる入退出管理、誰がどの情報にアクセスしているのか、どのドキュメントを印刷したのかなど、全て記録に残すことが出来ます。
情報漏洩が命取りになる時代ですので、このあたりは企業側としてきちんと管理しておきたいですね。
最後に
我々も企業の業務効率化のためにWebシステムを作ることが多くあります。
営業さんのステータス管理や進捗管理、商品の在庫管理、不動産物件の登録検索システム、人材管理システム…
全ては今ある仕事をより便利に効率化するための物なので、そう考えると各企業のスマートオフィス化の手伝いをしているといっても過言ではないわけですね。
業務効率を上げたいと悩んでいるのでしたら、ちょっとティファナに相談してみてください。
色々とお手伝いできると思いますよ。
では今回はこの辺で。
