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どんな企業にも必ず必要!IT資産管理ってなに?

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昨今、ニュースで取沙汰される事の多くなった、数々の情報漏えい問題や、Windows XPのサポート期間終了を受けて、サイバーセキュリティに力を入れている企業も少なくないのではないでしょうか。

セキュリティの強化という面で、今一度見直されている企業のIT資産管理。

でも、IT資産管理とはいったい何をすれば良いのでしょうか?何がIT資産となるのでしょうか?

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IT資産管理の定義とは

まず、IT資産管理とはどういう意味なのでしょうか。

IT資産管理とは、社内でネットワークに接続する多数のパソコン、またインストールされた多種のソフトウェアといった IT資産の、管理作業を言う。OSやアプリケーションの修正モジュール、セキュリティパッチの配布等、セキュリティ面の管理などを、一元化・簡素化するものが資産管理ツールである。

                                                                             引用元:ITトレンド(http://it-trend.jp/words/itshisan

今や、業務にPCや通信、インターネットを使用しない企業はほとんど存在しないと言っても過言ではないので、IT資産管理はほぼ全ての企業が行うべきことのようです。

管理の方法

ここまで概念や言葉の意味ばかりの話でしたが、実際のIT資産管理方法の一部紹介します。

IT資産管理において管理するものは、ざっくりと分類すると
・ハードウェア
・ソフトウェア
・ライセンス
の3つに分けられるそうです。(参考:マイナビニュース(http://news.mynavi.jp/series/quality/001/))

ハードウェア

ソフトウェアのバージョン管理やライセンス管理はしっかり行っていて、最新化に力を入れていても、以外と杜撰になりがちなのが、PCやサーバーなどのハードウェア管理。
企業が保有する機器の台数や所在を正しく管理していないことで、資産となるハードウェアの紛失や情報の漏えいなどに繋がります。

下記は、ハードウェアの管理方法の一部になります。
・ハードウェアの管理台帳を作成し、購入日・スペック・所在・管理責任者・貸出履歴などを記録し、定期的に更新を行う。
 また、管理台帳と紐づけられる管理番号を発行し、対象となるハードウェアに貼付する。

・社内に持ち込みできる個人所有のハードウェア( USBなどの外部記録媒体やPCなど)を制限することで、外部への情報漏えいを防ぐ。

ソフトウェア

ハードウェアよりも対応範囲が広く、リスクが個人単位に落ちる事が多いため管理が難しいのが、ソフトウェア管理です。
昨今の日本年金機構からの情報漏えいも、職員がメール添付されたexeファイルを実行したことにより、引き起こされました。

下記は、ソフトウェアの管理方法の一部になります。
・OSやブラウザなどのバージョンアップは、最新にしておく事を心がけるが、脆弱性や不具合がないことを確認してからインストールの指示を行う。(企業単位で管理する。)

・社内で使用するPC、タブレットなどの端末にインストールできるソフトウェアやブラウザのアドオンは種類を限定する。どうしてもインストールが必要な場合、チェックフローに則って申請を行う。

ライセンス

ソフトウェアの確認ができたら、今度は取得したライセンスの管理が必要となります。
ソフトウェアは著作物ですので、保有するソフトウェアライセンス数を越えた利用は著作権法に抵触する可能性があります。

ただし、目に見えるものではないライセンスの管理は、非常に手間がかかると言われています。
特に注意すべきは、社内で複数人が利用しているソフトウェアのライセンスを使いまわし、同じライセンスで複数人がソフトウェアを利用しているような状況です。

ちなみにティファナ社内では、購入したWEB用の写真素材などのライセンスは必ず確認を行い、管理を行っています。

組織全体が理解をすること

IT資産管理は、システム部門や管理部門のみが運用フローを定めたとしても、実務を行う社員が理解していなければルールは守られません。

組織全体がその必要性を理解し実行をすることで、本来の効果を発揮するもののようです。
情報管理に関する社員教育やセミナーも、合わせて行う必要があります。

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