皆さんは、テレビ会議システムを使ったことは、ありますか？
テレビ会議システムと言うと「何それ？」と思う人も多いと思います。
しかし、ティファナでもよく利用していて、会議の主流になりつつあります。
ビデオ通話と置き換えれば何のことかイメージしやすくなると思います。
代表的なもので、Skypeが有名です。
そのほかにも、LINEやFacebookなど色々な企業がサービスを提供しています。
今回は、テレビ会議システムを使うことでのメリットとデメリットを紹介していきます。
テレビ会議システムのメリット
会議や打ち合わせを行うときに、テレビ会議システムを利用することで、色々なメリット、デメリットがあります。
そちらをご紹介していこうと思います。
その１．交通費の削減
一つ目は、移動の時間を削減できることです。
例）
東京本社と静岡支店で会議をすることになったときに、新幹線で行くとしたら、
片道1時間掛かるとします。
14時から始める場合、移動ために13時に静岡を出て、14時に東京本社について、会議を始め、会議の時間が3時間掛かるとしましょう。
17時に会議が終わってから静岡に帰るまで、また1時間を掛けて移動をして、18時に静岡支店に戻るとしたら、その日、一日の業務は出来ないです。
一回、会議を行うたびに移動時間に4時間も掛けていたら、仕事の効率が悪く、業務が溜まっていきます。
これに対して、テレビ会議を用いれば、移動時間を省略できますので、その間に様々な業務ができます。
その2．交通費の削減
2つ目は、交通費の削減ができることです。
例）
片道1万円の距離の会社と打ち合わせがあるときに、1回ならば往復２万円で済みますが、それが何度も打ち合わせがある場合、5回で10万円と交通費が高いです。
これに対して、テレビ会議を用いれば、打ち合わせの部屋に専用機器を一つ置くだけで、交通費が掛からなくなりますし、また、海外の人が参加するとしても、費用が発生しませんので、交通費の削減に繋がります。
その３．打ち合わせ以外にも使える
3つ目は、会議や打ち合わせ以外にも使えることです。
例えば、大学の授業や大規模なセミナーなどでも使用することが可能です。
実験に必要な道具など持ち出せないときや会場が複数あるときに、撮影映像を流すわけではないので、質問をすれば返ってきますし、複数の場所に同時に講義ができます。
テレビ会議システムのデメリット
テレビ会議を行うことによって起こる、弊害もあります。
その１．目の前で実際に会うのとは違う
一つ目は、実際に顔を合わせて行う打ち合わせとは、感覚が違うこと。
例）
普通に会社に訪問をして、打ち合わせを行うことより気軽に行えて、メールや電話より詳しく話せ、相手の顔を見ることができるテレビ会議ですが、実際に顔を合わせて話し合うことに比べると画面越しなので細かな表情や雰囲気が違うので、相手の感情が分からず、交渉がしずらいなど、顔を合わせる打ち合わせと感覚が違うところがあります。
その２．機器を操作する必要がある
2つ目は、機器を操作する必要が出てくること。
機器が揃えば、何処からでも打ち合わせなどが行えることが利点ですが、機器を準備する必要が出てきます。
打ち合わせ中に、危機のトラブルがあった場合など最悪、商談が潰れる可能性があります。
システムを分かる人が常にいればいいのですが、中には分からない人もいるわけで、
テレビ会議を行うことが決まったら、必ずシステムを分かっている人がいる必要ががあります。
まとめ
確かにテレビ会議は便利ですが、メリット、デメリットがあります。
その上で、「メリットをどれだけ享受することが出来るか」が重要になります。
「毎週１回進捗報告を聞きたいけど、遠方なので来てもらうのも申し訳ない。」
「メールや電話だとどうなっているのかがよく分からないから画面を見せてもらいたい」などがあるときに、ティファナにご相談をいただければ、テレビ会議システムを使った、Webサービスや業務の効率化などのお力になれると思います。
