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これだけは覚えておいてほしい、地味に使えるExcelの時短ワザ3選。

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こんにちは!ティファナコラム編集部 担当の秋田です。

今回のテーマは「Excel」です。
マイクロソフト社のソフトで表計算に特化したとっても優秀なソフト。

Excelでの作表が大・大・大好きな私が、皆さんにも使える便利な機能だけを厳選して3つご紹介します!
これで数百、数千と膨大な作表をする時も時間短縮、間違いなし。

というわけで、「エア眼鏡 クイッと持ち上げ エクセル博士 by秋田」。
Excelのとっておき技をご紹介いたします!

1.手っ取り早く最下行(最上行)に移動したい

Excelは、上書き保存した際の現在位置(クリックしているセル)も保存してくれます。

表の一番上には説明書きがあって、それを読んでから表の一番下にデータを追加する…なんて時は、次の人のために一番上に戻ってから保存すると親切です。
だからといって行数が多い表の場合、一番上に戻ったり一番下に移動したりする際マウスのホイールで移動するのは大変です。
グリグリグリグリグリグリ…いい加減、指がつりそうに…ッ。
右側にあるスクロールバーも小さくて掴みにくいし、油断をすると行き過ぎてしまったりとイライラ。

そんなとき便利なのがこちら。

Ctrl + ↓(下矢印キー)

表の先頭のセルを選択して「Ctrl + ↓」!
もちろん上下左右、お好きな方向キーでその表の端まで行ってくれます。

Excel_skill01.jpg

Excel_skill02.jpg

ポイントは「表のデータがビッチリ埋まっている列を選択する」ことです。これが非常に重要。
そうしないと、Excelの限界値を拝むことになりますが、深く考えずにレッツトライ。
意味が分かると思います。

シュッと移動しましたか?
これです!紹介しておいてなんですが、なんて地味な技なのでしょう。しかしこんな技があと2つ続きます。

マウス操作派のアナタはこんな方法でも移動可能です。

Excel_skill03.jpg

選択したセルの太枠を、十字の先に矢印がついたマークが出た状態でダブルクリック。
これも右に行きたい場合はセルの太枠の右線をダブルクリックすることで右端に移動してくれます。

セルにデータを入力しようとしてダブルクリックをした際、この方法で意図せず移動しちゃった経験があると思います。
“Excelあるある”の鉄板ネタですが、お披露目する機会がなかったのでここで書けてよかったです。

更に押さえるキーを1つプラスすると、上から下まで「選択しながら」移動することも可能。

Ctrl + Shift + ↓(下矢印キー)

選択を開始するセルをクリックして、そこから「Ctrl + Shift + ↓」!

マウス派の方はShiftキーを押したまま、選択したセルの太枠をダブルクリックで同じことが可能です。

選択したままズバーッと下まで移動しましたか?快感!
これでもうクリックしたまま画面の外までドラッグして、左の行数をぼんやり見つめる時間はなくなりました。

あの時間も楽しいんですけどね。行き過ぎないかとハラハラする感じ…時間の無駄なので卒業しましょう。

Ctrl + End

もっと単純に、表の隅に移動する手段が「Ctrl + End」。

表の右下隅に移動できます。

この操作は、エクセル上で一番右側に入力された座標と、一番下に入力された座標の交わるポイントに移動する方法なので
表より下に注意書きなんかが書いてあった場合はその内容を一番下として移動します。
「Ctrl + ↓」のようにデータが連続していなくても移動できます。

Excel_skill04.jpg

に「Ctrl + Home」ボタンを押すとどうなるか、これはそこにデータがあろうが無かろうが「A1」に飛びます。

お試しあれ!

2.バージョン管理(日付入力)を一瞬で。

表の右上やら右下にありますね、「更新日:□年○月×日」や「Ver.20150123」ってやつ。
これ、毎回ダブルクリックして、末尾の一桁を消して、改めて入力…と地味に面倒な作業だと感じませんか。

特に毎日更新するような、管理表、チェック表といったデータで役に立ちます。
今回も一瞬で入力が可能!あっという間ですのでお見逃しなく。

Ctrl + ;(セミコロン/ひらがなの「れ」の所)

ダブルクリックも必要ありません。
日付を入れたい箇所を選択して、「Ctrl + ;」で今日の日付が入ります。

これを知っている人が日付入力しやすいように作表の際、「更新日:」と「日付」のセルを分けてあげると親切です。
「こいつ知ってるな…」と株が上がります。

Excel_skill05.jpg

表記はデフォルトの表記が「2014/01/23」というようにスラッシュで区切られる形で表記されるはずですので、「セルの書式設定」から表示形式を設定ください。

ちなみに「Ctrl + :(コロン/ひらがなの「け」の所)」を押すと現在の時間が入力されます。

豆知識として
セルにデータが入力されている状態でダブルクリックするとデータの編集が可能ですが、「F2」キーでも可能です。
Excelは移動もキーボードで行う場合、ほとんどマウスを触る必要がなくなってきますので「F2」は覚えておいて損はなしです。

3.連番を手っ取り早く入力したい

表でデータを管理をしていると、左端にNo1、2、3…と連番を振ることがありますね。
知ってるよ、セルの右下の黒い四角をドラッグでしょ?

と、思うでしょ?

そう「1」「2」と縦に入力した状態で選択し、黒い四角を引っ張ると連番になって番号が振られます。
これはアルファベットでも、曜日でも同じことが可能で、「1」「3」と入力すれば奇数での連番が可能というように
Excelは選択したセル内の関連性を考えてくれる、かしこい子。

しかし!これもデータが多いと画面の下まで連番を振らなくてはいけなくて、ドラッグしっぱなし…なんてことになります。
そんな時これもまた一発で入力が可能!

黒い四角をダブルクリック

縦に「1」「2」と入力したセルを選択した状態で、右下の黒い四角をダブルクリックします。

Excel_skill06.jpg

Excel_skill07.jpg

Excel_skill08.jpg

なんという事でしょう。
表の一番下まで連番が!それも一瞬で振られました!

連番以外にも、使い道はたくさんあります。
「ここから下の担当は全て鈴木さん」としたい時は「鈴木」と入力したセルの右下の黒い四角をダブルクリック。
おそろしい、一瞬にして全部の係が鈴木さんの担当となってしまいました。

Excel_skill09.jpg

Excel_skill10.jpg

かわいそうなので、「わたし」と「あなた」と「鈴木」さんの3人で分担しましょう

Excel_skill11.jpg

Excel_skill12.jpg

まとめ

地味に役立つExcel技、いかがでしたか?
ちょっとしたモヤモヤを解決することで、今までより少しだけExcelと前向きにお付き合いできることと思います。

新しく作表する際ちらっと思い出していただけましたら、大変うれしい。
ぜひ試してみてください!

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