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効率的なミーティングの為に、心掛ける8つのポイント

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最近ISOの取得・更新に向けて社内で準備が着々と進んでいます。
ティファナではISO9001を取得しています。
一定の品質の制作物をアウトプットできる仕組みが第三者機関から認められているという証拠です。

その中の項目にある『作業環境』については毎日の意識が特に必要なのです。
私もISOチームの一員ということで、お手本になれるようなデスクを心がけています!!

しかし、ISO9001でなぜ作業環境がよくないといけないのでしょうか・・・?
そして作業環境が良いとどのようなメリットがあるのでしょうか?

ミーティングを効率的行う為のポイント

NTTデータ経営研究所の調査によると、業務全体に占める会議の割合は15.4%。一日の業務時間が8時間だとすると毎日一時間ちょっとは会議があることになります。
この一時間ちょっとの時間を効率的に過ごすか、無駄な時間として過ごすか・・・

日頃の仕事の質を上げるためにもミーティングについて、効率化のポイントを紹介したいと思います。

1.必要性を確認する

参加者の大切な時間を一度に奪ってしまうミーティングよりも、メールや電話などでも十分問題解決できる場合があります。

ミーティング開催の前にその必要性を確認するようにしましょう。

2.議題をあらかじめ共有・確認しておく

議長役の人は「アジェンダ=議題」を事前に共有しましょう。

あらかじめ議題が共有されているだけで、準備した状態でミーティングに臨めます。

もし議長役の人から議題の共有がなければ参加者側から共有してもらう様に働きかけましょう、議題が共有されていないミーティングはそれだけで効率がダウンしてしまいます。

3.自分の役割を知っておく

議題を確認しただけではなく、ミーティングのメンバーに選ばれたということは、何らかの役割を期待されているはずです。

いろいろな立場の人から意見を聞きたい為にミーティングを開くはずなので、参加者に選ばれてた人は求められている事を確認、準備しておくことはすごく有意義なことです。

4.遅刻をしない

どんな場合でも遅刻はいけませんね。

遅刻をしてきた人にまた同じ話をするのは時間の無駄ですし、参加者のやる気も下がってしまいます。

5.ミーティングに集中する

ミーティング中、特に必要も無いのにパソコンを開いている人はいませんか?

全然関係のないメールの確認や資料作成など、「時間の有効活用」というもっともらしい言い訳をしながら…
忙しいのは分かりますが、内職をする人が多ければ多いほど発言は減ってしまい無駄な時間が流れてしまいます。

効率よくするためにパソコンを閉じてミーティングの内容に集中してみましょう。

6.自ら発言をする

みなさんは、こういう経験は無いでしょうか?

議長:「ほかに何か意見はありませんか?」

皆「……」 (・・)シーン

ミーティングの大部分はこの沈黙の時間が支配をしていると言っていいでしょう。

議長役の人が指名をしても良いですが、参加している方も積極的に発言をして意見を多く出した方が良いです。
それだけで会議は活発になり短時間で終わらせられます。

7.論破しようとしない

意見と意見とがぶつかり合うことがあると、なかなか先に進まないことがあります。
互いに一歩も譲らず時間だけが流れしまう…

こういった場合、大抵は「どうやって相手を論破させてやるか」「なんで全然わかってくれないんだ」であったりと相手を避難する心理状態になってしまいます。

自分の意見で相手を打ち破っては議論になりませんね。

「お互いの意見をうまく取り入れることは出来ないか?」と考えることで有意義なミーティングすることができるでしょう。

8.進行の邪魔をしない

一度決まったことは蒸し返したり、「そもそも・・・」と議題に対してケチをつけるような意見は、ミーティングの時間を長引かせるだけです。

本筋から外れた意見をしない、そのような意見が出ても本筋に戻すように進行を手助けをすることはミーティングのルールと言ってもよいでしょう。

議長役の人でなくミーティング参加する人も上記のポイントを意識することで効率的なミーティングが行えるでしょう!

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