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【必見】デキる人は使ってる!WBSを活用してスマートなタスク管理をしてみませんか?

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どうも、自粛太りに焦り、最近筋トレを始めたAIコンサルの淺井です。
今回は初心に立ち返り、社会人の基本であるタスク管理のあれこれについて書いていきたいと思います。

皆さんはWBSって聞いたことがありますか?
WBSとは、ガントチャートと同じようにプロジェクト管理として使われる手法の一つです。
別にプロジェクト管理にかかわる仕事をしていないし関係ないや…
そう思ったあなた!
実はWBSは自分のタスク管理ツールとして使うと、とっても作業効率がアップする優れものだということをご存知ですか?
実は私もWBS利用者の一人で、WBSを正しく活用してから仕事効率が格段にアップしました。
今回のコラムではWBSを利用するメリットと、利用方法について詳しく解説していきたいと思います。

タスク管理を頭の中で行うリスク

早速WBSについて解説を行う前に、まずは自分の脳の作りについてあらかじめ理解をしておきましょう。
皆さんはワーキングメモリという言葉をご存知でしょうか?
これは、脳が一時的に情報を保存し、処理する能力のことです。
人間にはもともと、この機能が備わっていますが、ワーキングメモリの容量はとても少ないため、古い情報はどんどん消されてしまいます。
そのため、やらなければならない仕事が山積みになればなるほど、ロケット鉛筆のようにタスクが抜け落ちてしまうのです。
今日マストだったタスクを一日の終わりに思い出す、タスクの抜け漏れが発生してしまった…いずれも絶望的な状況ですが、仕事あるあるでもありますよね。
このような問題の原因は、自分の脳だけでタスクを管理することにあります。
つまり、自分の脳以外でタスクを管理すればタスクの抜け漏れは発生しない、ということです!
そこで活躍するのが今回ご紹介するWBSです。
WBSは一体どんなものなのか?詳しい特徴を解説していきます。

そもそもWBSって何?活用するメリットは?

WBSとは、Work(作業) Breakdown(分解) Structure(構成)の略称で、文字通り作業を分解して構成するタスク管理の手法の一つです。
WBSのキモはタスクを分解すること。
WBSを作成するメリットを記載してみました。

  • 細かくタスクを分解することで、やるべき作業が明確化される
  • すべてのタスクを洗い出すことで、他のタスクについて考えなくてよくなる
  • ワーキングメモリを使わないで済むので、仕事効率が格段に上がる
  • 差し込みタスクが入っても、前後のタスク調整をするだけなので焦ることがなくなる
  • 正しい工数の見積もりができるようになる

いいことずくめですね。
これはもうWBSを作るしかない!
それでは早速WBSを作ってみましょう!

順を追ってWBS作成の流れをご紹介!

WBS作成の流れとしては以下の通りです。
(1) 大まかな1日のタスク洗い出す
この段階でのタスクの洗い出しはあくまで大カテゴリで大丈夫です。
その日やらなければいけないタスクを書き出しましょう。
タスクの優先順位もこのタイミングで決めておきましょう。
(2)WBSのフォーマットを用意する
ネットで検索すると、WBSのフォーマットが無料でDLできるサイトがありますので適当に落とします。
使ってみて、自分流のWBSにカスタマイズするのもアリです。
(私は同僚が作成した自動時間計算機能付きのWBSを使っています。)
(3)1日を4クォーターに区切る
1日の時間を4クォーターに分割します。
1クォーター3時間(180分)です。
(4)1日の大まかなタスクを更に細かく分解し記載する
細分化するときのポイントですが、基本15分単位で区切れるレベルで細分化しましょう。
仮に30分かかるタスクであったとしても、時間を細かく区切ることで時間配分を意識することが出来ます。
最初に決めた優先順位の高いタスクから順にWBSに当てはめていきましょう。
(5)各タスクに見積もり時間を記載する
(3)でも記載しましたが、タスクは多くても15分で区切るようにしましょう。
※60分のお打ち合わせやMTGなど細分化できないタスクは例外です。
(6)開始時間と終了時間・実績・差異を計算する
見積もり時間と実績時間、差異が把握できることで、
自分が今のタスクにどれだけ時間をかけているのかが見える化されます。
完成し、時間も記入したWBSがこちら。

淺井WBS.png
このように、自分が一つのタスクにどれだけの時間をかけたかが見える化されるため、
仕事上の遅延など、マズイ…!という状況に気付きやすくなるので本当にお勧めです。
そもそも、タスクを洗い出すことが苦手…というかたは、マインドマップがお勧めです。
自分の思考回路を思いつく限り見える化することで、もれなくタスクを洗い出すことができます。
マインドマップには様々な専用ツールがありますが、手書きレベルでも全然OKです。
大切なのはその日のタスクを漏れなく洗い出すことです。
最初の段階で漏れが発生してしまうと本末転倒なので、洗い出した内容で本当に問題がないか、何度も確認をすることをお勧めします。

まとめ

今回はWBSでのタスク管理方法についてご紹介しました。
使い方はあくまで1例なので、自分に合ったタスク管理方法やカスタマイズをしてみてください!
WBSを作成して、セルフマネジメントができる社会人を目指していきましょう!

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