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Web制作会社に発注するときはここに注意!!ベスト5

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今回はWeb制作を制作会社に発注する際にぜひ気を付けておきたい5つのポイントをご紹介しようと思います。

おそらくこのコラムをご覧になっている方の多くは、外部の制作会社にWeb制作を発注している立場だと思います。そこで、実際にWeb制作を発注しようと決まったらなにをすれば上手くいくのかをここでお伝えします。

気を付けるべきことその1:「なにをしたいか?」を明確にする。

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Web制作を発注する上で、まず決めなければならないのが、Web制作を通して「なにをしたいか?」です。

「コーポレートサイトをリニューアルして、イメージを変えたい。」「採用サイトを制作して、入社希望者を増やしたい。」「キャンペーンサイトを制作して、認知度を上げたい。」など、一口にWeb制作と言っても、作りたいWebサイトの種類・作ったWebサイトで期待する効果・そのWebサイト上でどんなことをしたいのかなど、考えなければならないことが沢山あります。

この「なにをしたいか?」をしっかり考えておかないと、結局、どんなWebサイトを制作すれば良いのか?どんなシステムが必要になるのか?どんなコンテンツを準備すれば良いのか?等が定まらず、制作が一向に進まなくなったり、想定していたものと違うWebサイトができてきたり、制作途中で計画が頓挫する可能性があります。

それを避けるためにも、まずはゴールを決めて、そこからなにをすべきかを逆算して決めていきましょう。

気を付けるべきことその2:「なにをすべきか?」を考える。

「なにをしたいか?」が定まったら、次はそのゴールを達成するために「なにをすべきか?」を考える必要があります。例えば、 「採用サイトを制作して、入社希望者を増やしたい。」という「なにをしたいか?」が決まったのならば、採用サイト上で入社希望者を増やすために必要なコンテンツや企画を考えていきます。

よくある例としては、会社説明会の告知ページとWeb上で予約を行える申込みフォームの作成や最近人気の手法としては、動画を使った自社紹介や社員のインタビュー紹介などが挙げられます。そう、この「なにをするか?」は即ち、「どんなコンテンツページを準備するか?」に紐づいていくのです。

この「なにをするか?」を考えておくことによって、制作会社から上がってくる見積りの精度が上がりますので、コスト削減にも繋がります。

気を付けるべきことその3:予算、公開日を決める。

次に考えなくてはならないのが予算や公開日といった数字に関することです。特に予算や公開日はWeb制作する上で重要なポイントになります。どちらかが欠けていてもWebを制作することはできないからです。

「え~。公開日は決まっていないから良いモノできるまで時間かけてよ~」とお考えの方もいるかもしれませんが、それでは良いWebはできません。

なぜならWeb制作というのは人日単価で費用を計算したり、他の案件との兼ね合いを考えて人員を確保しているからです。

また、「予算は決まっていません。見積りを見て決めます。」という方もいらっしゃいますが、それでは、制作会社側もどこまでサイトを作りこめば良いのか判断できず、あれもこれもと詰め込んだ高すぎる見積もりを出してしまい、結果、目的を見失い、制作自体が中止になってしまう可能性もあります。それではお互いに時間がムダになってしまうことになります。

予算・公開日は後々になって問題の火種と化す可能性が高い部分ですので、予め必ず決めておきましょう。

気を付けるべきことその4:優先順位を決める。

「なにをしたいか?を明確にする。」「なにをするのか?を考える。」「予算、公開日を決める。」という3つのポイントを押さえたら、次はその中から優先順位を決めるという作業が必要になってきます。

というのも、今まで考えたり、決めてきたことが必ずしも矛盾していないとは限らないからです。例えば、「とても複雑なシステムを新規で構築してもらいたけれども、予算は10万円しかありません。」となると、それは実現不可能ですので、システムを簡単なものに変更するか、予算をもっと取るしかありません。このようにいざ、制作を発注したは良いが要件をまとめていくうちにどう考えても全部を全部希望通りにするのは無理だぞという場面に出くわしてしまうのはよくあることです。

ですから、そうなる前に優先順位を決めておき、いざその時が来ても焦らないようにしましょう。

気を付けるべきことその5:決めたことを資料化する。

無事に優先順位が決まれば後はもう今まで決めてきたこと、考えてきたことを資料化するのみです。

WordでもExcelでも形式は問いません。今まで決めてきたこと、考えてきたことは、この資料を読めば確認できるというものを作れたらOKです。

このように資料として記録を残しておかないと、いざ制作会社へ発注しようとしたときに、関係者内で情報にズレが発生していたり、口頭説明では上手く制作会社に伝わらず思い通りにいかなかったりします。

そうすると、それまで発注するために準備してきたことや、そのために費やしてきた時間がもったいないことになってしまう可能性が出てきやすいです。

また、予め資料化されていれば、制作会社がその情報を元に見積もりを作成することが可能なので、早めに返答が届いたり、精緻な見積もりが返ってくることが期待できます。

 

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資料化を始める前に確認したいこと

「資料化」とざっくり説明させていただきましたが、資料化に取り掛かる前に確認しなければならないことが何項目か存在しています。

・自分が資料化しようとしている情報は、最新版なのか?

・自分が資料化しようとしている情報は、正確なものなのか?

・自分が資料化しようとしている情報は、関係者全員の認識として統一されているのか?

・自分が資料化しようとしている情報は、最終的に誰が決定をしたのか?

などです。

この情報の確認はとても大変な作業です。特に多くの人が関わっている場合だと、全員の確認を取るのに時間がかかったり、ようやく確認が取れても各人の認識に差異があり、そのすり合わせ作業をおこなう必要が出てきてしまいます。これに、想定以上に時間がかかってしまい、話が前に進まなくなってしまうと、せっかく上がっていたWebサイト制作に関するモチベーションが下がってしまいます。

これを防ぐためには、プロジェクトのスタートから情報を一元管理することが大切になってきます。

情報の一元管理って?

情報の一元管理とは、書いて字の如く、必要な情報を全て一か所で管理することで、関係者間での認識の差異を発生させないようにするのが目的です。

正確な情報が常にある場所を決めることで偽の情報に惑わされないようにするというメリットがあります。最近では便利なツールやアプリが登場し、1つのデータをシェアして使うこともできるようになってきたので、個人保有するデータ形式よりも人気が出てきています。例えば、Googleから提供されているスプレッドシートやスライドなどが分かりやすい例です。

馴染みのない方にとってはとっつきにくいイメージを持たれがちですが、使ってみればとても便利なものだと感じられるはずですので、まずは1度使ってみてください。

情報確認のために取られていた自分の時間が、本来の仕事に使えるため効率アップにも繋がります。

実際にどんな資料が必要になるのか?

「どんな情報を、どんな手段で管理すべきか?」と話してきましたが、肝心な資料とは一体どんなものか、がこのままではいまいち分からないですね。では、Web制作時に必要ないくつかの代表的な資料を紹介します。

 

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必要になる資料その1.プロジェクト管理表

プロジェクト管理表は、「こんなことをWebサイト上で実現したい」「こんなシステムが必要」「お問い合わせを増やすためにWeb制作をおこないたい」というような、今回のWeb制作でなにをしたいのか?をまとめた資料です。

また、それだけではなく、「今回のプロジェクトに関わる人は誰でどんな動きをするのか?」「予算はいくら」「公開日はこの日付」というように、プロジェクトを進めていく上で、必要なありとあらゆる情報が網羅されているしおりみたいなものです。

これを読めば、Webサイトを作るために何をすべきなのか?の全てを知ることができるレベルで作りこんでおくと、プロジェクトの途中でメンバー変更があっても、引継ぎに失敗する恐れが軽減されます。

必要になる資料その2.スケジュール表

スケジュール表は、「この日までにデザインの方向性を確認したい」「この日までにシステムがどのような動きをするのか見てみたい」「この日までに公開したい」というような期日を決めて一覧にし、一目で見られて「本日時点で何がどこまでできていなくてはならないのか」「本日時点で公開予定日まで残り日数はこのぐらいなのか」というプロジェクトの進行に必要な進捗管理ができるように作る資料です。

この資料があると、Web制作の開始日と公開日、また公開後の諸々を完了させる終了日の日程を把握できるのと同時に、「2週間後にシステムの動きに問題がないか確認したいから、システム事業部のメンバーに予定を空けておいてもらおう」「代表インタビューを行う必要があるから、社長のスケジュールをお伺いしよう」という風に、段取りよく物事を進めたり、関係各所との調整が行いやすくなります。

必要になる資料その3.RFP

RFPは、日本語で言うと提案依頼書です。「こんなことができるシステムが欲しいです」「弊社ではこんなサービスをおこなっているので、そのことを前提にして構築をおこなってください」「使えるソフトウェアはこれです」というような、制作会社に開発を依頼する時に、どんな条件でどんなものを作って欲しいのか?等の概要をまとめたものです。

つまり、制作会社にこの条件で提案書を作ってくださいと依頼するための資料です。このRFPがあると、複数の制作会社から同じ前提で提案書が上がってくるので、比較・検討を行う際に一定の基準を持てるので、制作会社が選びやすくなります。また、実際にWeb制作がスタートした後で、細かい仕様の認識違いや確認ミスを防ぐことができます。

 

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Web制作を発注するときは、この5つのポイントをお忘れなく!

今回はWeb制作会社に発注するときに気を付けたい5つのポイントをご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか?

この5つのポイントを押さえるだけで、制作会社との意思疎通が容易になりますので、Webサイトをリニューアルしたいな、キャンペーンサイトを作りたいなというとき、Web制作会社へ連絡する前に、ぜひこの5つのポイントを思い出していただければと思います。

 

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