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業務効率化のために準備すべきこと

最近、書籍やインターネットで業務効率化について取り上げられることが増えていますが、効率化をするには、まず「何が原因で効率化できていないのか」を知ることが近道です。この問題、壁を乗り越えない限りは、業務効率化ができたとしてもそれは一時的なものです。

では、業務効率を実現するためにはどのような壁があり、どうすれば解決できるでしょうか。

答えをココで明かしてしまうと、「必要のない物を廃止」すれば良いのです。

不要なものを見直すことがポイント

業務効率を行うためには、不要なものが何かを洗い出して見直すことがポイントです。

そして、その方法が自分(あるいは自社)で現実的に実施が可能なのか、実施をするために壁となっている事柄を洗い出します。

例として、企業の業務効率化を行うのに壁となっているものは以下の3つだと言われています。

「人」と「時間」と「金」です。

・「人」の壁

人が原因で壁となるのはズバリ、効率化を行う事を反対している人を示します。

反対する理由も「現状のままで良い」「時間がかかる」「資金がない」ことが上げられます。

・「時間」の壁

効率化を実施するためにかかる時間を示します。

いままで行っていた仕組みを改変するので軌道に乗るまでに時間がかかってしまいます。

・「金」の壁

効率化に必要な設備投資や人件費を示します。

業務効率化を行うにあたってやるべき事に「時間」「人」「金」がかかってしまうと、周囲の環境から反対される場合があります。

しかし、この3つの壁がなくなることで業務効率のための道が開かれます。

現在の状況把握と断捨離

まずは現状を把握するために、自社で行っている施策や作業項目を上げます。

そこから施策や作業を行うために必要な時間・コスト・かかわっている人員を洗い出します。

洗い出したらその中から陳腐化している施策や作業、過去では意味のあったことも、現在はなんとなく継続しているだけになっている施策や作業など不必要な施策や作業をピックアップします。

そして、必要ないと判断した施策と作業を廃止します。

これで不必要なことにかけていた分の無駄な「時間」「人」「金」が削減されます。

まとめ

会社の業務が効率化されるために新しい施策を取り入れることは良いことです。

しかし、どんなに良い施策でも取り入れるのにも限界があります。

実施をする前に整理を行い、無駄になっている施策や作業を廃止することから始めましょう。

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