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就職活動解禁直前!知っておくとライバルに差をつけられるメールマナー

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こんにちは、採用担当の真野です。
最近では、内定者への連絡や次年度へ向けた立案などを行っていますが、
学生さんと連絡をしている中で思うところがあり、筆を取りました。
今回は、メールの基本所作についてお話していこうと思います。
できて当たり前の内容を盛り込みましたので、
ぜひ就職活動が始まる前にスキルとして身につけて、
ライバルたちと差をつけてしまいましょう。

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押さえるべきメールの基本所作:行動編

まずご紹介するのは、基本所作の中でも「どのように動くべきか?」の部分です。
「メールを受け取ったけど、どうすれば良いか分からない。。。」
「メールをもらった時にするべき行動が分からない。。。」というような声をよく聞きますが、
何をそんなに難しく考えているんだというのが、先輩社員の思いです。
簡単なことなので、下記の3ポイントを例に挙げ説明していきましょう。

その1:必ず返信!見たら返信!すぐに返信!

メールを確認したら必要となる最低限の行動、それは”返信”です。

そもそもメールが送られてくるということは、なんかしらの連絡があるということです。

そして、連絡とは、相手側が受け取った・理解したことを確認するまでがセットとなっています。

ということは、メールを受信した側は送信した側に対して「読みました」「確認しました」を連絡する必要が生じます。

せっかく連絡事項を伝えてくれた側に対してノーレス(いわゆる既読無視)なんて態度はとても失礼です。

LINEをすっかり使いこなしている方にとっては慣れない習慣かもしれませんが、

5分もかからない作業なので癖付けるよう心がけましょう。

また、返信内容を書くに当たって調べ事をしたり、時間を要する場合は、

「取り急ぎ確認しました。詳しい返信は後程お送りさせていただきます。」というように、

まずは「確認したよ!」という返信を行いましょう。

これがあるだけで送信者側はメールが届いていたんだと安心できます。

その2:TO、CC、BCCの意味を理解し使いこなす

ところで皆さんはメールを送る際の形態を気にしたことありますか?
もしかしたら、そもそもそんな種類があるということも知らない…という方もいるかもしれませんね。
各形態の意味は下記のようになっています。

◆TO :メインとなる宛先。
     「あなたに送っていますよ」という意味があります。
     TOで届いたメールは基本的に返信、対応義務があります。
◆CC :参考・情報共有となる宛先。
     「確認のために見てくださいね」という意味があります。
     返信、対応義務はありませんが、確認の義務はあります。
◆BCC:ブラインド・カーボン・コピーのことです。
     BCCに入力されたメ-ルアドレスは、他の受信者には表示されないので、
     一斉送信やこっそり情報共有したい場合に使用します。
     内容をよく読み、返信先を確認して注意深く対応しましょう。

もしも、エントリーを行った企業からメールが来て返信を行うとなった際に、
CCにもメールアドレスが入っていたら、
こちらもCCにそのメールアドレスを入れておきましょう。
CCにメールアドレスが入っているということは、そのアドレスの持ち主にも、
このやり取りを確認してほしいということです。
宛先の形態をよく確認して送りましょう。

その3:送信前に何度もチェック!

最後に、送信前は必ず見直しを行いましょう。
メールアドレスの間違いはないか?宛名はあっているか?敬称をつけ忘れていないか?etc。。。
確認すべきことはたくさんありますが、
ここでミスを発見できれば、後々、「失敗してしまった!」という後悔をしなくてすむので、
用心深く確認を行いましょう。
事前にチェックリストを準備して、その項目と照らし合わせて確認すると更に安心ですね。

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押さえるべきメールの基本所作:内容編

さて、ここまでは行動を中心にお話ししましたが、
ここからはメールの内容についてお話していこうと思います。
「メールを送るのは良いけど、なにを書いたらいいのか分からない。。。」という時は
これから紹介する項目を最低限、気を付けてみてください。

その1:宛名、名乗り、署名は必須

まず、この3点は必ず記載してください。
「メールアドレスで誰からきたメールか判断してよ」と思う方もいるかもしれませんが、
基本的に、社外の人のメールアドレスを登録することはありません。
(登録していたアドレス帳がウィルスで流出したなんて時に、責任取れませんので。)
また、社会人は毎日何百通ものメールをやり取りしています。
そのため、このメールは誰から来たものなのかを分かりやすくするためにも、名乗りましょう。
毎回使うものになるのでテンプレートとして登録しておくと、
打ち込みをする手間が減り、少し楽ちんになりますよ。

その2:件名は本文の内容を分かりやすく表現

件名も重要な要素です。
皆さんも件名を見ただけで開封しなかったという経験に覚えがあるのではないでしょうか?
件名は一目見ただけで本文にどんな内容が記載されているのか分かるようにしましょう。
例えば、「こんにちは」 「はじめまして」 「ご確認ください」という件名で送られてきたメールだと、
スパムやウィルスメールを警戒して対応しなければなりませんが、
「課題に関する質問」「次回インターンシップの日程について」「本日のお礼」など、
要件が分かるような内容ならば、相手も安心して対応することができます。
また、緊急の連絡だということが分かるような件名がついていれば、優先的に確認してもらうこともできます。

その3:誤字脱字に気を付ける!

メールを作成している際によく起こることは誤変換です。
予想変換を利用していてついつい間違った漢字を選択してしまうことが間々発生します。
また、急いで返信を行おうと焦っているときは、相手の敬称をつけ忘れてしまったり、
書いたつもりだが実際には記載できていない情報があったなんてことが発生します。
そういったことが起こらないように、メールを作成する際は、
変換の1つ1つをしっかり確認したり、この漢字であっているのか?を調べたりしましょう。

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これから先、もっと高レベルなビジネスマナーを求められるようになる。

「めんどくさいなぁ。。。」と思ったそこのあなた!!
この記事で紹介した内容は”本当に最低限の内容”となっています。
しかし、それができない学生が非常に多いため、
当たり前のビジネスマナーを身につけているというだけで、大きなプラスとなるのです。
また、これから先、社会人となるともっともっと高レベルなメール対応が求められてきます。
今から社会人の幕開けに備えて、基本所作を意識してみましょう!

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