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業務を効率化できるサービス 第2回

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こんにちは、システムエンジニアの小森です
今回は業務を効率化するために使ったツールの紹介、第2回目です。
全3回の連載にしようと計画しています。

前回の第1回目ではマインドマップ作製ソフトの「Xmind」と、
世界最大のクラウドベースCRMツールの「salesforce」を紹介しているので、興味があればどうぞ。

今回は競合が多数あるサービスのなかでのおススメを書こうと思います。
それでは早速紹介をしていきます。

NAS(Network Attached Storage)

komori_gyoumu.png

ティファナでは社内のファイル共有にNASを日常的に使っています。
仕組みは株式会社バッファローが販売する「テラステーション」シリーズを使っています。

“NASとはネットワークを通じてアクセスするストレージのこと。ファイル共有や、バックアップとして使われることが多い。Network Attached Storageの略称。”

ファイルの共有なら「グループウェアの機能で行っているよ」とか、「法人向けのストレージサービスを契約しているよ」とか、代用というか、選択肢が沢山ありますが、私はNASをおススメしたいと思います。

何故NASをおススメするかと言いますと、大きくは2点あります。

1点目は、軽快な動作です。
しっかり社内ネットワークが設定されていれば、ネットワーク経由と思わせない速度で動いてくれます。
Webサービスは重いとすぐに使ってくれなくなりますから・・・

2点目は、操作方法が普段のフォルダ操作と同じなので、特別な操作を覚える必要が無い点です。
これはとても重要なポイントです。
覚えてもらうことが少ないシステムは社内に導入しやすいからです。
NASの運用開始は全社員が共通の外付けHDDが使えるようになったと伝えれば8割がた終わったようなものです。
あとはフォルダ作成のルールやファイルの容量について気を付けるべきことを、導入したNASの容量などによって伝えてあげれば完了です。

ティファナではプロジェクトのメンバー全員が、最新のファイルはNASに置きましょうというルールを適用しています。
そうすることで最新ファイル共有の手間、つまりは情報共有の手間が格段に減りました。
「あの資料ってどこにあったっけ?」と人に聞く前にNASを見に行けばあるようになったので、探す時間が大幅に減って業務効率化されました。

その他にも、プロジェクトのファイルがNASに集まることで、引継ぎ等にも役立っています。

Googleカレンダー

komori_gyoumu2.png

ティファナでは社員の予定をGoogleカレンダーを使って共有しています。

こちらもファイル共有と同じように、選択肢が沢山あります。
Outlookやoffice365の機能を使ってたり、グループウェアの機能で予定を共有している会社は沢山あると思います。

そのうえで、私はGoogleカレンダーをおススメしたいと思います。

理由は操作性の1点に尽きます。
これはもう使ってもらうとすぐにわかると思います。
直感的に、サッと登録できて、必要があれば細かい繰り返し設定やアラーム設定も可能です。
新人に教える時間がグッと減って、業務効率化につながります。

使い始めたら、どの製品でも似たようなことができますが、「とっつきやすさ」では最強だと思います。

次回に続く

今回はここまでにします。
次回も業務を効率化するために使ったツールについて書いていきます。

それでは。

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