Web関連

ホームページ制作会社が紹介する情報共有を加速させる方法3選

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みなさん、「情報共有」できていますか!!

ISO9001という品質管理の国際基準を取得して以降、社内の業務フローにいろいろな角度からメスを入れていています。

私もISO推進室のメンバーとして今回は「情報共有」について書かせていただきます。

仕事をする上で「情報共有」は基本中の基本でとっても大切なことですよね。一方で、なかなか上手くできないことでもあり、頭を悩ましている方々も多いのではないでしょうか?

情報共有は仕事の基本

Webサイト制作を行う大抵の場合、クライアントと折衝を行う営業担当や、Webサイトの仕様や要件をまとめ制作進行を行うディレクター、実際に作業を行い作っていくデザイナーやプログラマーなど、複数人での「チーム」で仕事をすると思います。

また、Webサイト制作に限らなくても例えば、バーベキュー大会やハロウィンイベントなどのイベント・企画ごとでも、「プロジェクト」を立ち上げて・・・というと少し仰々しいですが、何人かで集まって段取りや当日の進行を行うと思います。

こういったチームやプロジェクトで物事を進行させていくときに重要になってくるのが「メンバーとの情報共有」ですよね?

メンバーとの情報共有がうまくできることがすなわち、チームワークの良い・悪いに繋がってくると思っています。

情報が共有されることで初めて、メンバー間でフォローができたり、意見を言って考えを共有できたりしますよね。

いろいろな手段で行う情報共有

相手と直接話して情報共有する方法以外にも、
ティファナでは、メールや電話、グループウェア、プロジェクト管理ツール、社内SNS、Skypeなどなど・・・
多くの手段があり内容によってツールを使い分けているのが現状です。

プロジェクト管理ツールで加速!

ティファナでは、プロジェクトの管理ツールに「Backlog」を導入しています。

制作案件の管理や社内プロジェクトの管理をしたり、いろいろなナレッジを溜めたりしています。面白いところでは、外線の管理もこのBacklogを使っていたりしています。
席を外していて取れなかった折り返しの電話だったり、伝言を登録する事によって漏れを防いでいます。

“Backlogとは、ASP型のプロジェクト管理ツールで、プロジェクトにおける課題やタスク、資料(ファイル)などの情報をWeb上で一元管理ができるツールです。インターネットに繋がる環境さえあればブラウザからいつでもどこでも利用できるツールになります。”

メールのやり取りを削減!

メールはどこの会社でも利用していると思いますが、業種・業態・仕事の内容や人によっては届くメールの件数に差があり、受信するメールの件数が多いと大切なメールが埋もれてしまうことがあります。

よくこのようなメールのやり取りをしていませんでしょうか?

「件名:Re: Fw: Re[2]: 資料の提出について」

転送や返信を繰り返すと件名にゴチャゴチャと「Fw:」やら「Re:」と連なってきます。

そこで登場するのが「Skype」です。

あまり重要でも無く、会話のような流れになってしまう内容については、チャット形式でやり取りを行うSkypeがおすすめです。

テキストを入れてエンターを押すだけなので、メールより遥かに手軽です。

社内SNSでコミュニケーションが円滑に!

最近になって「社内SNS」の導入も行いました。

まだ、探り探りなのですが社員同士の距離を縮める効果があるのではないかと思っています。

主に、仕事とは関係のないところで利用しており、トピックを投稿し、みんながそれにコメントを付けたり、いいね!のようなボタンを押して共感をする、といったツールです。

まとめ

ということで、幾つかティファナで利用しているツールにつて紹介させていただきました。

忘れてしまっていけないのが、こういったツールを導入することで情報共有がうまくなる、ということでは無いことです。
あくまでツールですので大切なのは、情報を共有する意識を根付かせることです。

共有する情報の内容によって利用するツールは変化すると思います。
適切なタイミングで適切な情報を共有できるように、みんなが気持ちよく働ける環境づくりを目指しましょう。

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