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情報を守ろう!はじめの一歩は机のお片付け!

突然ですが、普段皆さんが仕事をしている机は綺麗ですか?
必要なモノはすぐ取れる場所にありますか?大事な書類と処分する書類が一緒になっていたりしませんか?

仕事をするうえでマイデスクってとても重要ですよね。
PCを置く場所なのは勿論、メモを取ったりノートにアイディアを書いたり・・・。
電話も、直に床置きするわけにはいきません。

また、机は情報セキュリティの面でもとっても重要で、綺麗にすることで会社にとって大事な情報を守ることができるのです。

ティファナでも、現在ISO国際規格でもある「情報セキュリティマネジメントシステム」の取得のため
様々な施策を運用に運用しないといけません。
その中の1つに「机の整理整頓」があります。
それだけ机を綺麗にすることを重要視しているのです!

ということで、いつでも綺麗な机で仕事ができるコツを紹介したいと思います!

国際規格「ISO27001」って?

“「ISO27001」とは「情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)」のことです。 ISMSとは、組織の保有する情報を「機密性」「可用性」「完全性」の観点から維持していくための規格のことを言います。”

ISMSとは、ただ「情報を外部から守ればいい」というわけではありません。
「使いたい時にすぐに使えるか」ということ、「保有している情報が正しい情報なのか」ということも重要です。

今回のテーマは「机のお片付け」ですので
・情報が散らばっていないか
・重要な情報をすぐ見える場所に置いていないか
・不要な情報を置いていないか
というような観点から、お片付けポイントを紹介します!

マイデスクには最低限必要なモノだけ置くべし!

今、ご自分の机の上をぐる~~っと見てみてください。
机の上には何がありますか?私は書類の山で左スペースが埋まっています。
なんということでしょう。これからお片付けポイントを紹介する人の机の上ではないですね。

机の上がモノで溢れていると、作業効率はグンっと下がります。
いらないもの、今使わないものがあるだけで気が散ってしまい集中力もなくなります。

退社する際にはPCと電話しかないような、そんな机を目指しましょう。
私は週末に綺麗にするのですが、週明け出社したときに綺麗すぎて席を間違えたかと思いました。

普段どれだけ汚いんですかね。察してください。

utagawa_201603_1_01.jpg書類は溜めず定期的に片付ける習慣を付けるべし!

私の机が汚い理由はこれです!間違いなくこれです!

部屋が汚い理由もこれですが、それは一旦置いておきましょう。

とにかくモノが捨てられない人ほど、部屋も机も汚いです。

理由は至って簡単ですよね。捨てずに溜めていくので保管場所が無くなってしまうからです。

今「モノが溜まっているなぁ~」と思った人がいましたら、私と一緒に断捨離しましょう!

私も足元にある裏紙たちをさっさと片付けます・・・・・・。

ちなみに、習慣付けるためには「1日15分で1箇所のみ行う」ことだそうです。

私はいつも、溜めて、溜めて、これでもかというくらい溜めた後一気に掃除していました。

そうするとリバウンドが起こりやすく、結局前のぐちゃぐちゃな机に舞い戻ってしまうようです。

ダイエットと一緒ですね。脂肪も書類も溜めずに処分(燃焼)し、溜めるのはお金だけにした方がよさそうです。

まとめ

長くなってしまいましたので今回はこの辺にしようと思います。

ちなみに、不要なものを片付けたとしても、全ての書類を処分できるわけではないので
必要な書類は本立てや引き出しなどにまとめておくととても便利です!
どの引き出しにはどの案件のファイルを入れるか、という決まり事があればいつでもすぐに情報を使用できます。

私はまだ引き出しが無いので早々に買う必要があります。
ただでさえモノを捨てられないのに収納グッズがないなんて片付ける気がないと言っていますね。

皆さんも机の整理整頓、頑張ってください!

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