Web関連

業務を効率化できるサービス

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こんにちは、システムエンジニアの小森です
業務効率化について、3回にわたってお伝えしていきます。
業務を効率化する方法は様々あり、企業体、業種によって最適なものが違います。
第1回目はティファナでもこれまでに様々なツールを試してきているので、いくつかご紹介しようと思います。

その前に弊社の説明をしておきますと、弊社はWeb制作会社で、直受けと下請けの仕事比率が計算してみると97%直受けの会社です。既存のお客様から紹介を頂いたり、Webサイトからお問い合わせを頂いたり、最近では展示会に出展することで新規顧客の開拓をしています。
Web制作は企画から入らせて頂くことが多く、パワーポイントを使って企画資料を作っている時間も結構あります。
複数のプロジェクトが同時に進行しており、専門業者を使ったほうが効率化できる部分以外は内部で制作をしています。
そんな会社の社員が使ってきたツールの紹介です。

Xmind

komori01_work01.pnghttps://jp.xmind.net/

マインドマップ作製ソフトの「Xmind」です。

“マインドマップとはトニー・ブザン(Tony Buzan)が提唱した思考・発想法の一つ。頭の中で起こっていることを目に見えるようにした思考ツールのこと。”

私の場合は正しいマインドマップを作成するというより、アイデアや考えたこと、課題をわかりやすく保存するために使っていました。ついでにブレストも行っていました。

社内でも社外でも、プレゼンするときに使うと好印象だったりします。
お客様に提出するドキュメントは検討結果後の最終段階だったりしますが、製作途中に作ったマインドマップを1枚見せるだけで、よく考えてくれていると思ってもらえることが多いです。他の会社ではやっていないと思うので、個人的におススメの使い方です。

ボーっと考えている人は少ないとは思いますが、アイデアを出しながら情報を整理していくときにはこれ以上のツールは無いと思います。SCAMPERなどの、発想法と一緒に使うとより効果的です。

アイデア募集のために社内回覧を出したりするよりもずっと効率的にアイデアが出てきます。

salesforce

komori01_work02.png

http://www.salesforce.com/jp/

世界最大のCRMツールsalesforceです。

“CRMとは、顧客との関係性を管理し、活用することで顧客毎に最適なサービスを提供するために行うための手法、もしくはそれを実現するためのシステムです。”

正確にはsalesforceは会社名でsales cloudが製品のようです。まぁ、どっちでもいいです。

これは非常に便利。
クラウド型のアプリケーションで、導入も結構手間で、金額も安いとは言えません。
ただ、運用が回り始めた後は「無かったときはどうしてたの?」と思うようになるぐらい便利なツールです。

効率化できるメイン部分は顧客管理と営業活動です。
メイン部分と書いたのは、salesforceは様々な用途に対応しているからです。
カスタマイズすればプロジェクト管理なんかにも使えたりします。

営業部門がある会社だとどこでも行っていると思いますが、弊社では営業会議というものが行われています。
昔は営業会議のための資料をわざわざ作って持ち寄っていました。
それがsalesforce導入後は客先訪問後に基本的な情報を入力しておくだけで、集計されたレポートが自動的に出来上がるようになったのです。営業部門全員の面倒な資料作成の手間を減らしてくれた素晴らしいツールです。

次回に続く

長くなってきたので、今回はここまでにします。
次回も業務を効率化するために使ったツールについて書いていきます。

 

それでは。

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