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グループウェア導入による業務効率化とは

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昨今、多くの企業で「業務効率化」や「業務スピード」が非常に求められており様々なシステムが誕生してきております。
そんな中でも、注目されている「グループウェア」について本日はご紹介したいと思います。

グループウェアとは

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“グループウェア(Groupware または Collaborative software)とは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。ネットワークに接続されたコンピュータ(のユーザー)同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。
様々な機能が一つのシステムに統合されており、それらが有機的に結合しながらユーザにサービスを提供する。”
※Wikipedia参照(https://ja.wikipedia.org/wiki/グループウェア

今まで仕事をしていく中で、社内の情報を探したり、業務の取りまとめや資料作成の管理等に何かと手間や時間がかかった経験があると思います。
そんな悩みを解決できるものが、「グループウェア」です。

グループウェア導入のメリット・デメリット

そんな、企業にとって理想的な「グループウェア」。
しかし、そんなグループウェアにもメリット・デメリットが存在します。

グループウェア導入のメリット

グループウェア導入による大きなメリットは3つあります。

1つ目は、「情報共有の利便性」。
1つの仕事をチームになって仕事を行う場合、進行状況を即時に共有することができます。
インターネットに繋がる場所であれば、世界中どこでも情報共有が瞬時に行えます。
そのため、海外出張で長期間会社に居なくても、情報共有が可能になります。
また、営業の方々もリアルタイムで最新の情報を取得することも可能です。
受注報告や社内の状況等の情報を外出先で把握することができます。
パッケージによっては、携帯電話・スマートフォンからでも閲覧可能機能が付いているためとても便利です。

2つ目は、「コミュニケーションの活性化」。
昔は、社員全員に発信する場合、印刷した紙を社内で回したり、共有掲示板に貼ったりしていました。
この場合、紙で渡されるため何の意見も質問も出来ず、一方的な情報伝達でした。
しかし、グループウェアの電子掲示板という機能を使用することで、誰でも記載が可能になり質問や意見を双方ともに行うことできます。
また、紙や貼り出しの場合、「見ていなかった」ということもありますが、電子掲示板では、確認ボタンやメールでの確認催促なども行えるため、とても便利です。

3つ目は、「業務効率化」。
ワークフローという機能を使用することで、社内の事務処理がスムーズに行うことが可能になります。
例えば、タイムカードなどの勤怠報告、社内稟議書などの書類処理、交通費や出張手続きなどの申請処理などが大幅に軽減できます。

グループウェア導入のデメリット

グループウェア導入による大きなデメリットは3つあります。

1つ目は、「毎日の確認」。
グループウェアを使用して、仕事を進めていく場合、確認を怠ることが出来ません。
リアルタイムで、関係者は必ず確認をしている前提で進めていくので、確認を怠ってしまうと進行状況を理解しづらくなってきます。
そのため、毎日なにか進展がないかの確認を行う必要があります。
この確認に、タイムロスを感じる人も少なくないはずです。

2つ目は、「リテラシーの低い人への対応」
グループウェアは、インターネット、つまりコンピューターが無くては使用できません。
そのため、コンピューターが苦手な人にいかに利用してもらえるかが、課題になってきます。
情報を共有をするためには、全社員が使用しなければならないため、苦手な人にも使用してもらう必要があります。

3つ目は、「レスポンススピード」です。
グループウェアを使用するとなった場合、社内系の書類や情報などを全て処理してもらうため膨大なデータが集約することになります。
そのため、データ処理に時間がかかりレスポンススピードが低下する場合があります。
こちらの問題に関しては、サーバーが高性能であれば問題ありませんが、サーバーも変更するとなるとお金と手間がかかります。

まとめ

情報化社会が進み、今回ご紹介させていただいたグループウェアなどの機能を搭載したものが世の中に多く誕生してきています。
そのため、いかに早く正確に情報伝達をすることができるのかが求められてきています。
実際に時間短縮することで業務効率化にも繋がるためとても便利です。
しかし、実際にフェイス・トゥ・フェイスで話や仕事をする機会が無くなってきているのではないかと問題になってきているのも事実です。
そのため、自社にあった方針を再度考え、グループウェアやその他機能を導入する必要があると思います。

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