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RPAを導入する前に、見直すべき業務について

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RPAを導入の際の注意点

RPAという言葉自体は人手不足の解消や業務効率化の手段として、世の中にかなり浸透してきたと思います。
また昨今、コロナウイルスの影響で、テレワークやローテーション勤務など仕事の仕方や環境が大きく変化して
それらに合わせていく対応が求められていると思います。
そのためには、RPAなどロボットの力を使って仕事の効率を上げていく必要があると思います。
そのRPAの導入にあたって事前にやっておくべき二つのことを今回は紹介したいと思います。
これをやるとやらないでは、運用開始までの時間が大きく変わるので
RPAの導入を検討されている方は、導入前にこれから説明する内容を行なっていただきたいです

RPAを導入するためにやっておくべきこと

RPAを導入するにあたって多くの場合が、新たな業務ではなく
既に社内で定期的に発生しており、人の手によって繰り返し行われている作業を自動化するところから始めることが多いかと思います。
その際に今ある業務をそのままRPAに置き換えようとすると多くの場合が開発を進めていく途中の過程で行き詰ってしまい
最終的に完成にいたらなくなってしまったというご相談をいただくことがあります。
これは、事前にやって置くべき二つのことがなされていないからです。
それではそれらのやるべきことをご紹介させていただきます。

一つ目は、ロボットと人の特性、違いを把握して業務を最適化する

RPAを作成して自動化を進めるにあたってまず確認しなくてはならないのが
現在行っている作業のフロー確認と手順書の作成です。
これは、RPAの作成者と現状の業務を行っている人間が同じ場合など
作業のフローや手順をしっかりと把握している人間が作成するにあたっては
不要ではないかと思われるかもしれませんが、確認する必要があります。
RPA化を進める前に作業フローの整理と確認をしなければならない2つの理由を説明していきます。

作業フローの整理と確認をしなければならない2つの理由

RPAを作成するにあたって、人間が行っていた作業をロボットにそのままトレースするのはおすすめできません。
当然ながら人が得意とすることとロボットが得意とすることが違うため、
その点を踏まえてRPA作成をするためには設計をやり直す必要があります。
人の強みは、自らで考え判断することができることです。そのため、多少の入力ミスや記載個所の間違いなどの
揺らぎが作業元のデータにあった場合でも意図をくみ取って処理を実行することができます。
ただし、都度判断をして作業を行っているため集中力の持続時間にも限界があるため長時間作業をし続けるということができません
また、繰り返し作業をし続けるとどうしてもヒューマンエラーによるミスをしてしまう可能性がでてきてしまいます。
一方、ロボットは、事前にプログラムされた内容にしたがって作業を実行します。
そのため、入力ミスや記載箇所がずれてしまうなど作業元データに不備があった場合、
その揺らぎを吸収して処理することができないためすべてエラーとして処理されてしまいます。
ですが、決められたプログラムにしたがって決められて処理を実行するので
同じ処理でミスをするようなヒューマンエラーを起こすことはありません。
そのため、一度に大量のデータを処理することができるようになっています。
これらの特性の違いを把握した設計にするためには、
一度、現状の手順を洗い出して整理してRPAが作業を滞りなく進められるように
データの揺らぎをなくし、人がやるべき作業、RPA化するべき作業を切り分けする必要があります。
特に作業元のデータの整理が必要になります。
下記の項目などはRPAの開発導入した時によくエラーの原因になり躓く要因となります
・人によって作業元のデータへの入力規則が異なっている
・担当者の経験則による判断が作業の中に含まれている

二つ目は、不要な工程が入っていないかの見直を行う。

人が作業をするにあたっては、ヒューマンエラーを減らすための工夫が工程の中に組み込まれていると思います。
例えば、作業で扱う元のデータを使いやすいように並び替えたり、不要な情報を削除したりなど、
作業が行いやすい状態にデータを成形する工程が入っているかもしれません。
しかし、この工程がロボットにとっても作業がしやすい成形であるとは必ずしも言えません。
人が見やすいように加工したデータが、ロボットが作業する場合には、ミスの要因になりうるケースもあります。
そのため、ヒューマンエラーを抑制して作業がしやすいよう事前作業としてデータを成形する工程などは、
RPA化してロボットが実行する場合には、省略が可能な工程になります。
また、ロボットが作業を実行しやすいように、データの加工の仕方を変える必要が出てくる場合もあります。
そのためには、RPAでロボットに作業をさせる前提とした
運用フローやデータの入力フォーマットなど既存の業務も見直しが必要になります。
以上の点を踏まえ、スムーズにRPAを使って業務を効率化するためには
しっかりと現状の業務を可視化し整理して、人とロボットの長所、短所を理解して最適化をする必要があります。
そのため、時間やリソースを惜しんでしまうと調整の段階で非常に多くの時間を使ってしまうので
事前に時間をかけて準備をしていただくのがいいでしょう。

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