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成功するテレワークの鍵はセキュリティ対策とコミュニケーション

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働き方改革実現の切り札として提唱されてきたテレワークは、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方であるが故、ワークライフバランスの実現、人口減少時代における労働力人口の確保、地域の活性化などへも寄与するとされてきました。
今回はメディアで取り上げられる機会が多くなってきたこのテレワークについてスポットをあててみたいと思います。

テレワークとリモートワークとの違い

新型コロナウイルスへの対策の一環として、そして東京オリンピック・パラリンピックで多くの人が移動することへの対策の一環としてテレワークが注目されています。
政府からの勧告によってコロナ対策として学校が休校になったことも関係しているとは思いますが、何となく3月中旬頃から以前ほど電車が混まなくなった気がしませんか?
これも多くの企業がテレワークを運用していることが影響しているのかもしれませんね。
「テレワーク」と「リモートワーク」、それぞれよく耳にするキーワードですが、どのような違いがあるのでしょうか。
結論から申しますと、大きな違いはありません、、、(なんと!)
「リモート」とは英語由来の言葉で「隔たった。遠い。」という意味になりますので、インターネットや電話、FAXなどを使って遠距離にいながら仕事をすることを総括して「リモートワーク」というのですね。そして、「テレ」とはギリシャ語由来の言葉で「遠く」を意味しますので「リモート」と同じになります。
ただし、総務省によれば、「テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」とされているのと同時に、次の3つの形態を標榜しています。
・サテライトオフィス勤務
・在宅勤務
・モバイル勤務(移動中やカフェなどで仕事をすること)
既に皆さんの多くが、モバイル勤務を日常的にされていることでしょう。電車の中やカフェでパソコンを操作している風景は、もはや当たり前になってきていますね。

モバイル勤務のセキュリティリスク

総務省が行った平成27年度通信利用動向調査によると、大企業になればなるほどテレワークの導入率が高くなっています。また、導入しているテレワークの形態については、モバイル勤務の割合が60.3%と最も高くなっていて、在宅勤務が22.9%、サテライトオフィス勤務が15.8%となっています。
多くの人の利用形態であるモバイル勤務ですが、安全な利用にはいくつかのセキュリティ課題がありそうです。
1.公共の無線LAN(WiFi)の利用は避ける
モバイル勤務では、自社内でのネットワーク接続と比べセキュリティの低い環境でパソコンやタブレット、スマホ端末を使い業務を行うことになります。インターネットへの接続はWiFi環境を使うことがあると思いますが、WiFiの利用時にはVPN(バーチャル プライベート ネットワーク)を使用するなど、セキュリティへの配慮が必要です。
最近ではユーザーの利便性を高めるために、空港やカフェ、ホテルなどいろいろな場所で無料のWiFi(公衆WiFi)が提供されるようになりましたが、このようなWiFiの中には通信が暗号化されていないものもあります。
暗号化されていないと悪意の第三者があなたの通信を傍受したり、そこで得た情報を悪用したりできてしまいますので、公衆WiFiは使わないほうが賢明でしょう。
2.紛失や盗難に気を付ける
初歩的なリスク対策ではありますが、紛失や盗難も遭わないよう気を付けましょう。
よくあるのは、電車の網棚にパソコンを置いたのを忘れて降車してしまうパターンです。
皆さん「そんな忘れ物はしないよ」と言われますが、いつもは持たない荷物を持って急いで降車したりすると、とかく忘れたりするものです。カフェでパソコンを置いたままにして離席している間に盗難に遭った例も報告されています。
3.ショルダーハッキングに気を付ける
ショルダーハッキングとは、肩越しに相手の画面をのぞき見して情報を盗み取る手口です。
移動中にスマホを使う際は背後に人がいないか、のぞき見されるような距離感ではないかなどに気を付けてください。パソコンやスマホの画面にのぞき見防止フィルターを貼るのも有効です。
友人が地下鉄に立って乗っていたとき、目の前に座っていた人がノートパソコンを取り出して作業をはじめたらしいのですが、パソコンの画面がその人の背面の窓ガラスに映り込んでいて、作業内容が分かるくらいだったと言っていたことがありました。
安全性を高めるためには、不特定多数の人がいる場所では業務を行わない、というくらいの徹底が必要になってくるのだと思います。

在宅勤務の敵はコミュニケーションと孤独感?

新型コロナウイルスへの対策として不特定多数の人との接触を避けることが挙げられていることもあり、今後、在宅勤務の割合は増えていくことでしょう。
電車通勤のストレスからも解消され、時間を有意義に使うことができる在宅勤務ですが、その成功にはどうやら「細やかなコミュニケーション」と「孤独感への対応」というキーワードがありそうです。
1.細やかなコミュニケーション
Face to Faceで課題を協議、解決してきたプロジェクトを今まで通り支障なく進めていくためには、コミュニケーション面での配慮が必要になってきます。
プロジェクトメンバーが物理的にも離れていて、相手の表情も見えづらいことから、相手がどのようなことを考えているのかが今までと比べ把握しにくくなっていくからです。
この問題は複数人で構成するプロジェクトを進行していく上でのアキレス腱になります。
また、テレワーク時のコミュニケーション手段として、ビジネスチャットを使う頻度が多くなると思われますが、テレビ会議とは異なり、相手の表情が見えないメッセージのみのやり取りでは、ちょっとした言動が相手に不信感を抱かせ不必要な軋轢を生む可能性があります。(メールでのやりとりも同様ですね。)
コミュニケーションを円滑にしていくために、次のような振る舞いをお勧めします。
・メッセージは誰宛のものなのかを明確にする。
・メッセージを読んだら必ず反応する(「読みました」「了解しました」などの呼応をする)
・許されるのであれば絵文字も使ってみる(テキストメッセージより心情が伝わりやすい)
・チャット上でも挨拶を欠かさない。(「おはようございます」「お疲れ様です」など)
・しばらく離席するときは、「2時間ほど外します」など、メンバーへ一報する。
自分の動きを可視化して、相手をリスペクトする気持ちをメンバー全員でシェアできれば、宅勤勤務のメリットを最大化することができるでしょう。
2.孤独感への対応
孤独感への対応はおろそかにしてはいけない課題です。
テレワークは自分のペースで集中して仕事ができると思っているのは最初のうちで、皆さん次第に孤独感を感じてきます。特に独り住まいの人は顕著にあらわれます。
「休日は自分の時間を大切にしたい」と思うのは、平日に会社のメンバーと毎日顔を合わせているからで、1週間毎日一人で仕事をし続けるとなると話は変わってきます。
そこでお試しいただきたいのは、在宅勤務者用のチャットルームやSNSグループです。
「今日はお昼に○○を食べました」や「明日は早起きをします」など、日常会話をやりとりできる場を作ってみてはいかがでしょうか。皆とつながっている感が感じられ、孤独感が緩和されていきます。
最後に、スマートスピーカーを持っていらっしゃる方向けに在宅勤務ならではのTipsをひとつご紹介しましょう。
ちょっとした調べごとや計算などはスマートスピーカーに質問したほうが早かったりします。
「90マイルは何キロ?」と質問すれば、「90マイルは約145キロメートルです。」と答えてくれるでしょう。
スマートスピーカーが皆さんのアシスタントになってくれるかもしれませんね。
これから本格化するテレワークですが、メリットとデメリットを理解したうえで効率的に取り組んでいただければと思います。

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